Gesellschaftsrechtliche Sonderbestimmungen für Vereine

Die gesellschaftsrechtlichen Sonderregeln, die auch für Vereine gelten, wurden erwartungsgemäß verlängert, und zwar bis Ende Juni 2022. Fürs Erste halt einmal …
Nachzulesen hier: das Gesetz, die Verordnung

Es gilt daher dasselbe wie schon im abgelaufenen Jahr.
Hier zur Erinnerung:
Virtuelle Versammlungen (Vorstandssitzungen, auch Mitgliederversammlungen oder Sitzungen anderer Gremien) sind unter folgenden Voraussetzungen zulässig:

• wenn eine Teilnahmemöglichkeit an der Versammlung von jedem Ort aus mittels einer akustischen und optischen Zweiweg-Verbindung in Echtzeit besteht (Mitglieder müssen also der Versammlung optisch und akustisch folgen können; durch die Notwendigkeit einer Zweiweg-Verbindung soll dem Teilnehmer die Möglichkeit gegeben werden, sich an die Versammlung zu wenden, er ist also nicht bloßer Beobachter);
• können oder wollen einzelne (oder maximal die Hälfte) der Teilnehmer der Versammlung nicht optisch und akustisch folgen, reicht es aus, wenn diese akustisch zugeschaltet werden;
• jedem Teilnehmer muss es möglich sein, sich zu Wort zu melden und an Abstimmungen teilzunehmen (auch hier gilt natürlich, dass nur jene Mitglieder teilnahme- und stimmberechtigt sind, die auch bei herkömmlichen Versammlungen diese Rechte besitzen.

Für die Abhaltung einer virtuellen Mitgliederversammlung gelten folgende Sonderregeln:
Hier reicht die bloße Möglichkeit der optischen und akustischen Verfolgung der Versammlung aus, sofern das einzelne Mitglied zumindest auf andere Weise in die Lage versetzt wird, während der Versammlung Wortmeldungen abzugeben und an Abstimmungen teilzunehmen. Das Mitglied muss also nicht laufend die Möglichkeit erhalten, sich einzubringen – es reicht aus, wenn es beispielsweise nach entsprechendem Hinweis oder Zeichen für eine Wortmeldung „Sprecherlaubnis“ erhält oder Fragen und Wortmeldungen schriftlich äußern kann.

Eine nicht-physische Beschlussfassung muss mit einer physischen gleichwertig sein und dieser in allen Kriterien, außer eben der persönlichen Anwesenheit, entsprechen.
Ein elementarer Grundsatz des Vereinsrechts gilt natürlich auch hier: Es dürfen keine Mitglieder unsachlich diskriminiert werden; es muss allen Mitgliedern die Möglichkeit gegeben werden, im Rahmen der oben dargestellten Regelungen an Zusammenkünften von Organen, an denen sie teilnahmeberechtigt sind (insbesondere also an der Mitgliederversammlung), teilzunehmen. Gerade deswegen stellen diese Sonderregelungen verschiedene Möglichkeiten der Teilnahme zur Verfügung.

Sollte die virtuelle Durchführung der Mitgliederversammlung nicht möglich oder zweckmäßig sein, kann der Vorstand für Angelegenheiten, die einer Beschlussfassung durch die Generalversammlung bedürfen, die Durchführung einer schriftlichen Abstimmung der Mitglieder anordnen, auch wenn dies in der Satzung nicht vorgesehen ist. Für die Ankündigung der schriftlichen Abstimmung gelten die Vorschriften über die Einladung zur Generalversammlung sinngemäß. Zusätzlich sind konkrete Beschlussanträge bekannt zu machen und es ist den Mitgliedern Gelegenheit zu geben, dazu bis zu 72 Stunden vor der Abstimmung schriftlich Stellung zu nehmen und schriftlich Fragen zu stellen.
Die Fragen sind unverzüglich zu beantworten und zusammen mit den Antworten in gleicher Weise bekannt zu machen wie die schriftliche Abstimmung – wurden also zum Beispiel die Mitglieder per E-Mail über die schriftliche Abstimmung informiert, so sind die Stellungnahmen und Fragen auch per E-Mail zu übersenden – ggf mit einer Kommentierung durch den Vorstand.

Für die eigentliche Abstimmung ist den Mitgliedern zusammen mit der Ankündigung ein Stimmzettel zur Verfügung zu stellen, den sie ausgefüllt mit ihrem Namen und dem Abstimmungswunsch spätestens am Tag der Abstimmung zur Post geben (ggf. auch direkt beim Verein) können, um wirksam von ihrem Stimmrecht Gebrauch zu machen.
Für dieses Prozedere kann der Vorstand auch die elektronische Form (also E-Mail) wählen, doch muss dann sichergestellt werden, dass die Identität der Mitglieder zweifelsfrei festgestellt werden kann.

Und wie war das mit dem Verschieben von Versammlungen?
Ja, auch das gilt – in verlängerter Form – weiterhin. Während im Vorjahr eine Versammlung bis Jahresende 2021 verschoben werden konnte (§ 2 Abs. 3a des Gesetzes), wurde nun durch die Novelle „Jahresende 2021“ ersetzt durch „bis zum 30. Juni 2022“.
Sie haben also die Möglichkeit, Ihre Vereinsversammlungen physisch (mit den entsprechenden Auflagen für Zusammenkünfte), oder in einer der oben dargestellten nicht-physischen Formen stattfinden zu lassen, oder auch bis Ende Juni zu verschieben.
Sollten in dieser Zeit Funktionsperioden von Organwaltern ablaufen, so verlängern sich diese grundsätzlich bis zum Stattfinden der verschobenen Versammlung (eine open-air-Mitgliederversammlung im Mai kann man sich doch durchaus reizvoll vorstellen, oder?). Aber damit das auch die Außenwelt erfährt (jedenfalls die vertretungsbefugten Vorstandsmitglieder sollen ja im ZVR mit der dann verlängerten Funktionsperiode aufscheinen) müssen Sie das auch der Vereinsbehörde mitteilen.
Ein kurzes Schreiben, dass Sie im Sinn des § 2 Abs. 3a des gesellschaftsrechtlichen Covid-19-Gesetzes ihre Mitgliederversammlung bis (wie gesagt, maximal Ende Juni 2022) verschieben und dass Sie ersuchen, die Funktionsperiode von xxx als bis zu diesem Termin verlängert im ZVR einzutragen, sollte genügen. Da Sie wahrscheinlich jetzt noch nicht das genaue Datum kennen, empfehlen wir die Bekanntgabe der Verschiebung bis zum 30. Juni und damit die Verlängerung der Funktionsperiode bis zum 30. Juni. Dann haben Sie bis dahin Zeit, die Versammlung nachzuholen.

Thomas Höhne

Höhne, In der Maur & Partner Rechtsanwälte
www.h-i-p.at
Aktuelle Informationen unter www.vereinsrecht.at